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Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais

Introdução

LIBERA TRANSITO LTDA, inscrita no CNPJ 06.170.994/0001-70, com endereço na Via Luiz Varga, 1725 – B. Gleba Beatriz, Limeira - SP, CEP.13486-605, tem a responsabilidade de garantir o cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e seus requisitos relativos à coleta, armazenamento, recuperação e destruição de registros de dados pessoais e/ou dados sensíveis (“Dados Pessoais”).

A presente Política de Retenção e Descarte complementa a Política de Privacidade e de Segurança da Informação, no tocante ao armazenamento, retenção e descarte de dados no meio físico e digital.

LIBERA TRANSITO LTDA mantém conjuntos de Dados Pessoais armazenados (Registros) em conformidade com requisitos contratuais, regulatórios e demais bases legais aplicáveis às modalidades de tratamentos de Dados Pessoais. É importante que esses Registros sejam protegidos contra perda, destruição, falsificação, acesso não-autorizado e liberação não-autorizada. Para isso, uma variedade de controles é usada, como backups, controle de acesso e criptografia.

Esse controle se aplica a todas as operações, pessoas e processos que constituem o sistema de informações da LIBERA TRANSITO LTDA, incluindo colaboradores, membros do conselho, diretores, fornecedores, clientes e terceiros que têm acesso aos dados tratados pela LIBERA TRANSITO LTDA.

CLASSIFICAÇÃO DE REGISTROS

LIBERA TRANSITO LTDA classifica os Registros em categorias que estabelecem os requisitos de retenção e de descarte para cada categoria. Todos os Dados Pessoais serão retidos pelo tempo necessário ao cumprimento do objetivo para que foram coletados, com finalidades lícitas, específicas e informadas, conforme Inventário de Dados Pessoais.

Para aqueles dados pessoais cujo prazo de arquivamento ainda não foi fixado em lei, será estabelecido um período razoável e coerente com as práticas de mercado e com a natureza do tratamento. Para os demais registros, incluindo aqueles de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a empresa reserva o direito de mantê-los armazenados até o fim do prazo prescricional estipulado em legislação.

CATEGORIAS DE REGISTROS

Registros de Comercial/Empresarial: informações registradas em quaisquer meios, criadas ou capturadas que reflitam circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados criados ou mantidos como parte da condução de negócios da empresa, como por exemplo, negociação e venda dos produtos do portfólio e celebração e execução de contratos.

Dados de Comunicação: informações pessoais obtidas pela empresa em (i) campanhas publicitárias, ações promocionais e pesquisas; (ii) redes sociais; e (iii) fale conosco.

Os dados que forem utilizados para fins de marketing ou de pesquisa permanecerão armazenados na base da empresa apenas enquanto perdurar o interesse do titular em receber esses materiais, sendo possibilitada a exclusão a qualquer tempo, com a revogação do consentimento, caso esta seja essa a base legal que fundamente a respectiva modalidade de tratamento.

Dados Fiscais: Dados pessoais coletados para (i) finalidades fiscais/tributárias, como por exemplo, imposto de renda, contribuição social sobre lucro líquido, programa de integração social, contribuição para financiamento da seguridade social, notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos, livros fiscais e contábeis, sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil, declaração anual do simples nacional, declaração de ajuste anual.

Dados Trabalhistas: Dados pessoais coletados para (i) finalidades trabalhistas, como por exemplo, gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos; férias, licenças, ausências; (ii) gestão de carreira, como treinamentos, avaliações, experiência profissional; (iii) administração para comunicação corporativa, trabalho em rede social da empresa e uso de ferramentas de computador e telefonia; organogramas, serviços corporativos, planejamento e orçamentos, relatórios, pesquisa, reorganizações, aquisições e cisões; (iv) saúde ocupacional, como atestados médicos, prontuário médico, atestados de saúde ocupacional e todos os demais relacionados à saúde do empregado; (v) recrutamento e seleção, como nome, gênero, estado civil, idade, dados de contato, RG, CPF, comprovante de endereço, dados bancários, informações de função, habilidades, experiências, qualificações, referências, currículo, dados de entrevista e avaliação, notas e registros da entrevista e qualquer outra informação que o candidato disponibilize.

Alguns dados pessoais são retidos após o término do contrato de trabalho, estágio ou contrato de trabalho temporário para cumprimento dos períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista ou tributária.

Os contratos de trabalho, as fichas de registro de empregados e os respectivos Perfis Profissiográficos Previdenciários (PPP) serão armazenados por período indeterminado, mesmo após a rescisão contratual.

Dados de Segurança: informações coletadas para identificação corporativa, gerenciamento de acesso e permanência nas instalações, logs, login e senha para acesso aos sistemas, etc.

RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS

Para cada um desses cenários, a tabela a seguir mostra o período máximo de retenção de Dados Pessoais pela CLÍNICA DA CIDADE, tudo conforme Inventário de Dados e Relatório de Impacto de Dados Pessoais, por categoria de Registro, descrição, bem como o formato de descarte.

TABELA DE RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS

Tipo de Registro	Descrição	Período de Retenção	Formato de Descarte
Comercial/Empresarial	Contato Comercial	05 anos após contato inicial sem resposta, ou prontamente, no caso de revogação do consentimento ou da manifestação de desinteresse em ser contatado	Eliminação pela LIBERA TRANSITO LTDA, ou a qualquer tempo pelo titular
Comercial	Relação Comercial (ex. nome, RG, CPF, endereço, profissão, telefone e e-mail etc.)	Durante a relação comercial e mais 10 anos após o término	Eliminação pela empresa
Dados Fiscais	Documentos Tributários	Indeterminado	Não se aplica
Recursos Humanos	Recrutamento e Seleção	90 dias após reprovação ou prontamente, no caso de revogação do consentimento	Eliminação pela empresa ou a qualquer tempo a pedido do titular
Recursos Humanos	Gestão de RH	Durante o Contrato de Trabalho e mais 15 anos após o término	Eliminação pela Empresa
Recursos Humanos	Gestão de Carreira	Durante o Contrato de Trabalho e mais 15 anos após o término	Eliminação pela Empresa
Recursos Humanos	Termo de Compromisso de Estágio e Atestado Escolar	5 anos a contar da data do término do contrato de estágio	Eliminação pela Empresa
Segurança	Informações corporativas como nome, cargo e foto	Durante o contrato de trabalho	Eliminação pela Empresa
Segurança	Informações de acesso aos sistemas	Durante o contrato de trabalho	Eliminação pela Empresa

DESTRUIÇÃO E ELIMINAÇÃO DOS DADOS

Ao final do período de temporalidade de armazenamento e desde que não exista uma razão válida para a manutenção das informações, os dados pessoais mantidos em cópias físicas serão destruídos como resíduo confidencial e aqueles mantidos eletronicamente serão eliminados dos sistemas da empresa.

Existência de processos judiciais ou administrativos ou mesmo investigações em andamento são motivos válidos para manutenção dos dados na base da empresa, conforme mencionado e, nesses casos, independentemente de consentimento, o período de armazenamento poderá ser prorrogado.

Na hipótese de o titular dos dados pessoais optar por exercer seu direito de eliminação dessas informações, seus dados pessoais deverão ser descartados prontamente pela empresa, excetuadas as hipóteses de cumprimento de obrigação legal ou regulatória

REVISÃO DE RETENÇÃO E ARMAZENAMENTO

Está implementado controles para o armazenamento e retenção por todas as áreas que façam tratamento de dados pessoais, para garantia da observância desta política.

O Comitê de Privacidade deverá adotar mecanismos necessários para monitorar a regularidade dos controles de armazenamento e retenção pelas áreas que façam o tratamento de dados pessoais

VIOLAÇÃO, EXECUÇÃO E CONFORMIDADE

O Encarregado de Dados Pessoais (DPO) é responsável por monitorar os controles e apoiar as atividades, garantindo que todas as áreas cumpram esta política.

Qualquer suspeita de violação desta política deve ser reportada ao Setor de T.I e ao Encarregado de Dados Pessoais. Todos os casos de suspeita deverão ser apurados, podendo ser aplicadas medidas disciplinas, administrativas e judiciais.

CONTATO FACILITADO

As solicitações recebidas do titular de Registros para exercer seus direitos durante todo o período de tratamento serão respondidas da forma e dentro dos prazos exigidos pelas normas aplicáveis. A menos que especificamente indicado o contrário, o Titular pode enviar solicitações através do e-mail: [email protected].

ATUALIZAÇÃO DESTA POLÍTICA

LIBERA TRANSITO LTDA reserva-se o direito de alterar ou atualizar esta Política. A versão mais recente é datada de 28 de novembro de 2024.

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